Pad tot huidige pagina

Inkoop

6 april 2018

Informatie over het inkoopbeleid van de GGD Amsterdam.

Inkoopvisie

Als GGD Amsterdam een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze hanteren, die tevens de toets der rechtmatigheid kan doorstaan en streeft naar de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van onze taken.

Inkoopdoelstelling

Het 'economisch meest voordelig' inkopen en aanbesteden. Dat wil zeggen, op zodanige wijze inkopen en aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt. Het streven is hierbij een optimale prijs/kwaliteitsverhouding te bereiken.

Inkoopstrategie

Het realiseren van prijsreducties en betere inkoopvoorwaarden door interne vraagaggregatie en het bundelen van inkoopvolumes met andere partijen.

Door middel van het afsluiten van meer raamcontracten trachten wij vooral de indirecte inkoopkosten te reduceren. Het streven hierbij is om het aantal leveranciers en het aantal facturen te verminderen.

Per productcategorie wordt de inkoopstrategie ontwikkeld en wordt onze inkoopbehoefte aanbesteed.
Aan het optimaliseren van de interne behoefte en het vormgeven van het leveranciersmanagement wordt tevens per categorie invulling gegeven.

Inkoop wordt integraal vormgegeven door gebruik te maken van multidisciplinaire inkoopteams van materiedeskundigen uit de organisatie en professionele inkopers.

Duurzaam inkopen

Het inkoopbeleid van de GGD is consistent met het milieubeleid van de gemeente Amsterdam.
Hier wordt invulling aan gegeven door het integraal meewegen van duurzaamheidcriteria bij de inkoop van producten en diensten, waardoor grondstoffen worden bespaard en emissie van milieubelastende stoffen wordt beperkt. Sociale overwegingen, zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen worden hierin meegenomen.

Inkoopvoorwaarden

Deze zijn vastgelegd in het document 'Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten'

Afdeling Inkoop

De verantwoordelijkheid voor het inkoopproces van de GGD is deels decentraal belegd binnen de organisatie. Door middel van categoriemanagement zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen het inkoopproces over de organisatie verdeelt, waarbij de afdeling Inkoop een centrale c.q. coördinerende rol vervult.

Rol van de afdeling Inkoop

  • Aan de hand van de specificaties (programma van eisen) wordt onderzocht wat de mogelijkheden van de markt zijn en wordt een geschikte strategie ontwikkeld om de inkoopbehoefte aan te besteden.
  • Inkopen tegen zo laag mogelijke integrale kosten. Komen tot de beste inkoopbeslissing op basis van de totale kosten tijdens de levensduur, aanschaf, gebruik en vervanging.
  • Realiseren van prijsreductie en betere inkoopvoorwaarden door het bundelen van inkoopvolumes en inkoopsamenwerking met andere partijen.
  • Het verwerken van inkooporders en het toezien op een correcte afhandeling.
  • De afdeling Inkoop fungeert als doorgeefluik en zorgt ervoor dat bruikbare informatie terecht komt bij de juiste afdeling.

Het inkoopproces

De aanvraag van de interne klant bereikt de afdeling Inkoop via het geautomatiseerde inkoopsysteem.

Algemene verplichtingen van de leverancier

Wij wijzen leveranciers nadrukkelijk op de 'Algemene verplichtingen van de leverancier c.q. opdrachtnemer' uit onze Algemene Inkoopvoorwaarden. Hierin wordt onder andere aangegeven wat wij verwachten van de leverancier op het gebied van integriteit en gedrag.

Geschenken/giften

De GGD Amsterdam wil te allen tijde voorkomen dat haar medewerkers bloot komen te staan aan de schijn van belangenverstrengeling. Wij hebben onze medewerkers geïnstrueerd om noch geschenken en giften aan huis te accepteren, noch om één op één uitnodigingen te accepteren.

Overeenkomsten

Op al onze offerte aanvragen, aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten zijn de 'Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de Gemeente Amsterdam' van toepassing.

Levering en levertijden

Om de levering van goederen en diensten goed vorm te geven moeten deze voldoen aan een reeks eisen. De meeste eisen worden ook benoemd in onze Algemene Inkoopvoorwaarden. Wij benoemen hier de belangrijkste punten:

  • Het afleveradres van goederen is, tenzij anders aangegeven op de inkoopopdracht, ons centraal magazijn op:
    Weesperplein nr. 11
    1018 WZ Amsterdam
  • Openingstijden magazijn: 08.00 tot 16.00 uur
  • Het magazijn is telefonisch bereikbaar op nummer: 020 555 5500
  • Pakbonnen dienen duidelijk zichtbaar aan de buitenzijde van de doos of pallet te zijn aangebracht!
  • Pakbonnen dienen voorzien te zijn van onze inkoopopdracht referentie
  • Indien u geen inkoopopdracht heeft ontvangen vraag hier dan om
  • Producten moeten deugdelijk verpakt zijn en conform de voorschriften van de GGD Amsterdam en de bevoegde autoriteiten worden gekenmerkt
  • Producten mogen niet verpakt worden in verpakkingen die, volgens de huidige stand van de wetenschap milieubelastend zijn, of een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen
  • Het gewicht van elk afzonderlijk pakket mag de Arbo-norm van 23 kg. niet overschrijden
  • De leverancier dient bij aflevering van de producten een bijbehorende gebruiksaanwijzing, productinformatie, kwaliteitskeurmerken of -certificaten, in het Nederlands of Engels, te verstrekken.

Facturering

  • Elke factuur dient duidelijk onze inkoopopdracht te vermelden
  • Factureren per inkoopopdracht
  • Facturen n.a.v. een levering van goederen op een andere locatie dan het centrale magazijn (Weesperplein 11) dienen te worden begeleid door een getekende leverbon
  • Facturen dienen te worden gestuurd naar:
    Gemeente Amsterdam
    GGD (ROUTE: ESIZE)
    t.a.v. Crediteuren administratie
    Postbus 2603
    1000 CP Amsterdam

Geschillen

Geschillen lossen wij liever samen met u op!

Op alle rechtsbetrekkingen tussen de GGD Amsterdam en de leverancier is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing, met uitzondering van de bepalingen van het Weens Koopverdrag.

Alle geschillen tussen de GGD Amsterdam en de leverancier die naar aanleiding van de overeenkomst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen partijen mochten ontstaan, alsmede geschillen die met betrekking tot deze Algemene Voorwaarden mochten ontstaan, zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechter te Amsterdam.